Neuen Benutzer eintragen:

       Klicken Sie links unten auf den Button „Neuer Benutzer“.

Einstellungen

Kurzbezeichnung:

Über dieses Feld weisen Sie dem Benutzer eine eindeutige Identifikation zu.

  Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Benutzer ein (maximal 10 Zeichen, keine Leer- und keine Sonderzeichen).

Hinweis: Sobald Sie mit dem Button „Übernehmen“ bestätigen, kann die Kurzbezeichnung nicht mehr geändert werden. Wenn Sie eine andere Kurzbezeichnung wünschen, müssen Sie den Benutzer über den Button „Benutzer löschen“ löschen und neu eintragen.

 

Beschreibung:

In dieser Eingabe können Sie eine kurze Beschreibung für den Benutzer erstellen, wie z. B. Geschäftsführer, Administrator oder „Vorname“ und „Name“ etc.

Im Public Fax Client werden dem Mitarbeiter in Auswahllisten (z. B. für Public Fax Telefonbuchrechte oder Sammelgruppen) die Beschreibungen aller anderen Public Fax-Benutzer angezeigt (nicht die Kurzbezeichnungen).

  Geben Sie eine Beschreibung für den Benutzer ein.

 

Absenderkennung:

Die Absenderkennung (TSI) des Benutzers (Faxnummer mit Durchwahl und Länder- und Ortsnetzkennzahl) wird mit jedem Fax mitgesendet. Wird eine Kopfzeile entsprechend definiert (siehe unten), erscheint die TSI im Faxkopf des Empfängers. 

Wenn Sie hier eine benutzerspezifische TSI  eingeben (mit Durchwahl), wird diese mit jedem Fax des Benutzers gesendet, auch wenn auf der Karteikarte „ISDN“ eine allgemeine TSI definiert ist.

Gemäß allgemeingültiger Konventionen wird vorgeschlagen, das Format der TSI wie folgt einzugeben:

+ Länderkennzahl ohne 0    Ortskennzahl ohne 0    Faxnummer   Durchwahlnummer

z.B. +49 40 79005575 99

  Geben Sie die TSI ein oder wählen Sie eine schon definierte im Pull-Down Menü.

 

Anschlusskennung:

Die Anschlusskennung (CPI = Calling Party Identification) ist die Nummer, die beim Versenden einer Nachricht über das Gerät mitgeschickt wird. Sie ist Teil des ISDN-Protokolls und nicht mit der TSI zu verwechseln. Im Normalfall tragen Sie hier nichts ein, da die CPI für das Faxen selbst keine Funktion hat.

 

Kopfzeile:

Hier können Sie eine benutzerspezifische Kopfzeile angeben. Auf dem Faxkopf des Empfängers erscheint diese Kopfzeile, auch wenn Sie auf der Karteikarte „ISDN“ eine allgemeine Kopfzeile eingetragen haben.

Über das Pull-Down Menü können Sie vordefinierte Variablen eintragen:

	$$	=	Dollarzeichen
	$D$	=	Datum und Uhrzeit
	$p$	=	aktuelle Seite
	$P$	=	gesamte Seitenanzahl
	$T$	=	eigene Absenderkennung
	$U$	=	Name des Benutzers

Beispiel: 

Jens Hansen $T$       Seite $p$ von $P$               $D$

So kommts dann beim Empfänger an: 
Jens Hansen +49 40 79005575 99       Seite 1 von 5         15:31  01.02.2004

  Tragen Sie bei Bedarf eine Kopfzeile ein. Wählen Sie die Variablen über das Pull-Down-Menü.

 

Kennwort:

In diesem Feld geben Sie oder der Benutzer selbst ein Kennwort ein. Dieses Kennwort muss der Benutzer dann auch beim der Einrichtung von Public Fax in Outlook eingeben, sonst hat er keinen Zugriff auf die Funktionen von Public Fax. 

Hinweis: Wenn Sie für einen Benutzer kein Kennwort vergeben, muss der Benutzer auch keines in MS Outlook - Public Fax eintragen. Er kann auf seine Faxe zugreifen, aber jeder andere Mitarbeiter auch, der sich unter dem Namen dieses Benutzers in MS Outlook - Public Fax einloggt.

Wenn nur der Benutzer selbst Zugriff auf seine Faxe haben soll:

        Geben Sie ein Kennwort ein.

Kennwort bestätigen:

Hier wird das benutzerspezifische Kennwort ein zweites Mal eingegeben, damit Tippfehler bei der Kennwortvergabe ausgeschlossen werden.

  Geben Sie erneut das Kennwort ein.

  Vergessen Sie nicht, dem Benutzer zu sagen, das er sein Kennwort in MS Outlook - Public Fax im Fenster - Dienste - Eigenschaften eintragen soll.

 

Benachrichtigung versenden

E-Mail Adresse:

In diesem Feld können Sie eine E-Mail Adresse eingeben, an die bei Faxeingang, und/oder bei einem Sendefehler und/oder bei Faxversand eine Benachrichtigung versendet wird. Wenn Sie z. B. das Kontrollkästchen „bei Sendefehler“ aktivieren und  die E-Mail-Adresse des Benutzers angeben, erhält dieser jedesmal eine E-Mail, wenn eines seiner Faxe fehlerhaft versendet wurde.

  Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse an.

Erst dann werden die Kontrollkästchen aktiv.

  Aktivieren Sie das oder die Kontrollkästchen.

Richten Sie bitte einmalig das Programm MAPIMAIL ein, um diese Funktion nutzen zu können.

Die Benachrichtigung per E-Mail ist eine Zusatzfunktion: Der jeweilige Public Fax Benutzer erhält unabhängig von dieser Einstellung das eingegangene Fax in seinem Posteingang, eine Benachrichtigung bei Sendefehlern, sowie - falls in der Sendoption von Outlook eingestellt - eine Benachrichtigung nach dem erfolgreichen Versenden eines Faxes.

 

Fax ausdrucken

Drucker:

In diesem Feld können Sie einen Drucker angeben, an dem eingehende und/ oder fehlerhaft versendete und/oder versendete Faxe ausgedruckt werden. Im Pull-Down-Menü werden Ihnen die Drucker angeboten, die Sie auf der Karteikarte „Drucker“ definiert haben.

  Wählen Sie über das Pull-Down-Menü den gewünschten Drucker.

Erst dann werden die Kontrollkästchen aktiv.

  Aktivieren Sie das oder die Kontrollkästchen.

 

Verfügbare Benutzer

Auflistungsfeld:

In dieser Übersicht sehen Sie die Benutzer, die Sie bereits eingetragen haben.

 

comfax und FAXADM:

Die Benutzer comfax und FAXADM wurden bei der Installation automatisch eingetragen und haben eine besondere Bedeutung:

Der Benutzer comfax ist auf der Karteikarte „Regel“ automatisch als derjenige Benutzer eingetragen, der alle Faxe erhält, die nicht zugeordnet werden können (Regel „r1“).

Wenn Sie sich als Benutzer FAXADM in der Benutzeroberfläche Public Fax (in MS Outlook)  einloggen, werden Ihnen alle Dokumente von allen Benutzern angezeigt. Sie besitzen die Zugriffsrechte für alle Telefonbücher.

Die  comfax und FAXADM können nicht gelöscht werden.

Der Benutzer FAXADM sollte auf jeden Fall mit einem Passwort gesichert werden, da sonst jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle Faxe hat, wenn er sich als FAXADM einloggt!

  Vergeben Sie für den Benutzer FAXADM ein Kennwort.

Benutzer löschen:

Über den Button „Benutzer löschen“ löschen Sie Benutzer aus Public Fax.

  Markieren Sie den entsprechenden Benutzer im Auflistungsfeld.

  Klicken Sie auf den Button „Benutzer löschen“.