2.7 Deckblatt erstellen

Sie haben die Möglichkeit, ein Deckblatt zu generieren. Dieses Deckblatt ist ein Formular, in das Platzhalter z.B. für Empfängerfaxnummer, Name des Absenders, Datum etc. eingetragen werden. Sie können angeben, dass das Deckblatt als erste Seite eines Faxes versendet wird. Die aktuellen Daten werden jedesmal automatisch eingetragen.

Die Gestaltungsmöglichkeiten sind sehr eingeschränkt, da das Deckblatt im Mailfenster formatiert werden muss.
Wenn Sie nur eher selten ein Deckblatt benötigen, haben Sie auch die Möglichkeit, dieses nach Ihren Wünschen in einem Grafikprogramm zu gestalten, Datum und Seitenanzahl jedesmal aktuell einzutragen und es dann manuell als erste Seite eines Faxes einzufügen. 

Art des Deckblatts angeben:

Sie können persönliche Benutzer-Deckblätter oder ein Firmendeckblatt erstellen.

Wenn Sie ein persönliches Deckblatt erstellen möchten:

  Loggen Sie sich unter der Kennung des Benutzers in MS Outlook ein.

Wenn Sie ein Firmen-Deckblatt erstellen  möchten:

  Loggen Sie sich als Benutzer „comfax“ in MS Outlook ein.

  Öffnen Sie in Outlook über das Menü „Datei -> Neu“ das Fenster „E-Mail-Nachricht“.

In der Zeile „An“ tragen Sie ein, welches Deckblatt Sie erstellen möchten:

für ein persönliches Deckblatt: [FAX:PERSONALCOVER]

oder

für ein Firmen-Deckblatt: [FAX:COMPANYCOVER]   (Das Firmendeckblatt kann nur angelegt werden, wenn Sie als Benutzer „comfax“ in MS Outlook/Public Fax angemeldet sind.)

  Schreiben Sie in die Zeile An:[FAX:PERSONALCOVER] oder [FAX:COMPANYCOVER] (mit den eckigen Klammern!)

Formular gestalten

Das Deckblattformular gestalten Sie direkt im E-Mail-Fenster.

Beachten Sie, dass Ihnen im E-Mail- Fenster wenige Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Wenn Sie Text aus einer anderen Anwendung ins E-Mail- Fenster kopieren, geht die Formatierung meist verloren.

Platzhalterübersicht:

So könnte ein mögliches Deckblatt aussehen:

  Stellen Sie im Fenster „Unbenannt - Nachricht“ im Menü „Format“: „Rich Text“ ein.

  Gestalten Sie Ihr Deckblatt mit den entsprechenden Platzhalten.
  Formatieren Sie den Text des Deckblattes. Bestimmen Sie Schriftart, -größe und -schnitt über die entsprechenden Dialogboxen bzw. Schaltflächen.

Wichtig: Beachten Sie beim Formatieren eines Platzhalters, dass Sie den gesamten Platzhalter (@-Zeichen und Buchstaben) markieren und dann verändern ! Wenn Sie das @-Zeichen nicht mitformatieren, führt das zu Fehlern.

Deckblatt in MS Windows-Anwendung erstellen:

Wenn Sie Ihr Deckblattformular nicht direkt im Fenster „Unbenannt - Nachricht“ sondern in einer MS Windows-Anwendung erstellt haben:

  Markieren Sie den gesamten formatierten Text und kopieren Sie das Ganze.

  Öffnen Sie die bereits angelegte Neue Nachricht in MS Outlook. (In der Zeile An steht: [FAX:PERSONALCOVER] oder 
[FAX:COMPANYCOVER]).

  Stellen Sie im im Menü „Format“: „Rich Text“ ein.

  Fügen Sie den kopierten Formulartext über das Menü „Bearbeiten“ - „Einfügen“ direkt in das Fenster ein.

  Formatieren Sie ggf. den Text neu.

Achten Sie darauf, den Text mit den Platzhaltern als Text, nicht als Grafik einzufügen!

Grafiken einfügen:

Selbstverständlich können Sie auch Grafiken, wie z. B. Logos in Ihr Deckblatt einfügen.

Beachten Sie, dass Sie Grafiken nur im „Rich-Text Format“ zum Deckblatt hinzufügen können. Weiterhin sollten Sie darauf achten, dass die Grafik dunkle Farben sowie einen hohen Kontrastanteil hat. Ansonsten können Sie alle gängigen Dateiformate wählen.

  Öffnen Sie die Grafik in einem Grafikprogramm, und kopieren Sie sie.
  Fügen Sie die kopierte Grafik im Deckblattentwurf in MS Outlook ein.

Deckblatt anlegen:

Wenn Sie das Deckblatt in MS Outlook erstellt und das Layout fertiggestellt haben, legen Sie es an:

  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“.
Das Deckblatt wird im Unterordner „Schreibtisch“ mit dem Betreff „Persönliches Deckblatt“ abgelegt.

Deckblatt verwenden

Wenn Sie ein Fax mit einem Deckblatt versenden möchten:

 Öffnen Sie in MS-Outlook 2002/2003, im Menü „Extras“  den Menüpunkt „E-Mail-Konten“
Wählen Sie: “Vorhandene E-Mail-Konten bearbeiten oder anzeigen“ und klicken auf “Weiter“.
Markieren Sie nun den Eintrag „Public Fax-MAPI-Connector“ und öffnen über “Ändern...“ das Fenster „Fax Server Properties“.

 Öffnen Sie in MS-Outlook 2000/98, im Menü „Extras“  den Menüpunkt „Dienste“. 
Es öffnet sich das Fenster „Dienste“  mit dem Eintrag „Public Fax-MAPI-Connector“  im Listenfeld. 
Öffnen Sie über „Eigenschaften“  das Fenster „Fax Server Properties“. 

  Wählen Sie die Karteikarte „Deckblatt“:

  Stellen Sie ein, welches Deckblatt Sie benutzen möchten, bestätigen Sie mit „Übernehmen“ und schließen Sie die Fenster über „OK“.

  Starten Sie den Mail-Client neu, um die Änderungen zu übernehmen.

Beispieldeckblatt:

So könnte das obige Beispieldeckblatt nach dem Versenden aussehen.